Международный семинар-тренинг:
«Молодежная мобильность: путь к успеху»

Процедура подачи документов

Процедура подачи документов на международные программы зависит прежде всего от модели функционирования отборочного комитета. В процедуру подачи документов могут быть вовлечены как вузы, так и другие учреждения и даже органы государственного управления. Например, для программ, реализуемых в рамках международных договоров Республики Беларусь, документы в зарубежный орган программы подаются через Министерство образования нашей страны. В таком случае заявочный пакет документов представляется сперва в международную службу вуза, в котором обучается / работает кандидат, после чего документы направляются в Министерство образования для последующей передачи зарубежной стороне.

Вне зависимости от модели работы отборочного комитета и той «цепочки» учреждений, которую должен пройти кандидат, собственно сами способы подачи документов отличаются лишь формой: документы могут представляться либо на «бумажном носителе» (англоязычный термин «hard copy»), иными словами в оригинале, — либо в электронном виде.

Как ни странно, несмотря на широкое распространение информационных технологий, практика подачи документов в «бумажном» виде до сих пор существует. Правилами ряда программ выдвигаются особые требования к оформлению и подаче документов в бумажном виде, о которых следует знать. Например, в ряде случаев такие документы, как выписки из зачетно-экзаменационных ведомостей, языковые сертификаты и рекомендательные письма, должны направляться в отборочный комитет или принимающий вуз напрямую тем учреждением (или лицом), которое отвечает за их оформление.

Иногда необходимо, чтобы выдаваемые документы были запечатаны в конверт. Подобные процедуры, с одной стороны, гарантируют подлинность документов, с другой — исключают вмешательство кандидата в процесс их подготовки.

И все же сегодня большинство программ академической мобильности принимают документы от кандидатов в электронном виде, например, по электронной почте, а также через специальные компьютерные программы или онлайн-системы. В последнем случае электронный вариант документа «подгружается» на интернет-сайте программы («uploading») с локального компьютера.

Документы, выдаваемые кандидату какими-либо органами или учреждениями, переводятся в электронный вид посредством сканирования в форматы, исключающие наличие текстового слоя. Для этого подходит любой графический формат, как правило, JPEG или PNG, а также формат PDF. Что касается документов, которые создает кандидат самостоятельно: резюме, СV, планов обучения / стажировки, мотивационного письма и т. д., то их также следует конвертировать в так называемые «межплатформенные» форматы, наиболее распространенный из них — формат PDF. Главная цель подобных требований — обеспечить совместимость электронных документов и программ для их просмотра. Кроме того, зачастую объем подгружаемых файлов может быть ограничен; в этой связи упомянутые выше форматы являются наиболее оптимальными для создания электронного пакета документов.

Конвертация графических или текстовых файлов в формат PDF может осуществляться на основе различных технологий. Наиболее простым способом создания PDF-документов является виртуальный принтер, например DoPDF, который можно бесплатно скачать в интернете. Также достаточно широко распространены программы-конвертеры, в том числе доступные онлайн. Формат PDF также весьма удобен для создания многостраничного файла, содержащего все необходимые документы заявочного пакета; для этого необходимо установить профессиональную версию программы Adobe Acrobat.

Как уже отмечалось, подача заявочного пакета документов в подавляющем большинстве программ академической мобильности осуществляется в электронном виде. Однако наряду с документами, направляемыми в отборочный комитет, кандидат также заполняет специальную анкету-заявку («application form»). Заявочная анкета — это своего рода «заявление» кандидата на участие в программе, а также подтверждение своего согласия соблюдать соответствующие правила и процедуры. Другой важной функцией анкеты является хранение формализованной информации об участнике программы академической мобильности.

С развитием информационных технологий заявочные анкеты стали частью автоматизированных систем управления академической мобильностью. Сегодня крупные международные научно-образовательные агентства и фонды, в том числе большинство зарубежных вузов, используют специальные компьютерные программы для отбора и последующего учета иностранных студентов / преподавателей в рамках международных программ мобильности.

С технической точки зрения можно выделить несколько видов заявочных анкет, являющихся частью автоматизированных систем управления академической мобильностью. Первая группа — это анкеты, которые можно скачать на локальный компьютер и заполнить в режиме офлайн. Как правило, подобные анкеты реализованы в формате интерактивного PDF-файла или DOC-файла с защищенными полями.

Вторая группа — это анкеты, заполняемые в режиме онлайн. Как правило, для такого типа анкет требуется предварительная авторизация пользователя в информационной системе, после чего выдается логин и пароль для создания заявочного аккаунта. Следует помнить, что в ряде онлайн-анкет может отсутствовать возможность сохранения данных.

Кроме того, в электронных анкетах достаточно распространены лимиты на количество знаков при заполнении тех или иных разделов, могут присутствовать ограничения на объем и форматы подгружаемых файлов. В этой связи следует внимательно ознакомиться с инструкцией по заполнению анкеты и заранее подготовить всю необходимую информацию.